วิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้มีระเบียบ สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้บริษัท
เคยไหม ? หาเอกสารสำคัญทีไร รื้อทั้งตู้ก็ไม่เจอ เสียเวลา เสียอารมณ์ บทความนี้จะมาแนะนำ "วิธีจัดระเบียบเอกสารในตู้เอกสาร" ขั้นตอนง่าย ๆ ที่จะช่วยให้จัดการเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบ ค้นหาสะดวก ประหยัดเวลา และเป็นแหล่งข้อมูลที่พร้อมหยิบจับใช้งานได้ในทุกสถานการณ์
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น หากละเลยการจัดระเบียบเอกสาร
การจัดระเบียบเอกสารอย่างเป็นระบบ นับว่าจำเป็นอย่างยิ่ง ทั้งสำหรับบุคคล องค์กร และธุรกิจ เพื่อป้องกันปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น ดังนี้
เสียเวลาในการค้นหาเอกสาร : แทนที่จะใช้เวลาไปกับงานที่สำคัญ กลับต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสารที่ต้องการ ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม
เกิดความผิดพลาด : การขาดระบบการจัดการเอกสารที่ดี อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการทำงาน เช่น ส่งเอกสารผิด ล่าช้า หรือสูญหาย
สร้างความเครียด : การหาเอกสารกองโตไม่เจอ ย่อมสร้างความเครียด วิตกกังวล ส่งผลเสียต่อสุขภาพจิต
สูญเสียข้อมูลสำคัญ : เอกสารสำคัญขององค์กรอาจสูญหายหรือถูกทำลาย สร้างความเสียหายทั้งในด้านการเงิน กฎหมาย และชื่อเสียง
5 ขั้นตอนจัดเอกสารให้เป็นระเบียบ
การจัดระเบียบเอกสาร เปรียบเสมือนการจัดระเบียบความคิด ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลา และสร้างพื้นที่ทำงานที่เป็นระเบียบ น่าใช้งาน โดยมีขั้นตอนวิธีเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้เป็นระบบดังนี้
1. จำแนกประเภทและจัดหมวดหมู่ของเอกสาร
ขั้นตอนแรกสำหรับการจัดเอกสารสำคัญต่าง ๆ คือการคัดแยกเพื่อจำแนกประเภทเอกสาร และทำการจัดระเบียบหมวดหมู่ โดยอาจพิจารณาหัวเรื่อง เนื้อหา หรือวัตถุประสงค์ของเอกสาร จะช่วยให้เห็นภาพรวมของเอกสารทั้งหมด ช่วยประหยัดเวลา และลดความยุ่งยากในการค้นหาเอกสารในอนาคตได้
ตัวอย่างการจัดเรียงเอกสาร
เอกสารส่วนตัว : เรียงตามวันที่จัดทำ
เอกสารการเงิน : เรียงตามประเภทของเอกสาร เช่น ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ สัญญา
เอกสารทางธุรกิจ : เรียงตามชื่อลูกค้า ชื่อโครงการ
เอกสารราชการ : เรียงตามประเภทของเอกสาร เช่น หนังสือราชการ ใบอนุญาต
2. คัดแยกเอกสารที่ไม่ใช้แล้วไปทิ้ง หรือทำลาย
โดยทั่วไปออฟฟิศจะมีเอกสารมากมายที่ไม่ได้ใช้แล้ว เช่น เอกสารเก่า เอกสารล้าสมัย เอกสารซ้ำซ้อน หรือเอกสารเก่าบางส่วนที่ถูกเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัล ให้ทำการแยกกระดาษที่สามารถรีไซเคิลได้ และส่วนที่เหลือ ใช้เครื่องย่อยเอกสารสำหรับทำลายข้อมูลที่เป็นความลับ จะช่วยเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในสำนักงาน และลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูล
3. จัดระเบียบเอกสารโดยใช้ Tag แยกประเภท
การจัดระเบียบเอกสารในตู้ขั้นตอนต่อมาคือ การจัดกลุ่มเอกสารที่เกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน โดยใช้ Tag แยกประเภท หรือใช้สีแฟ้มในการแยกเอกสาร เช่น แฟ้มเกี่ยวกับข้อมูลโครงการใช้ Tag สีเหลือง แฟ้มบัญชี Tag สีส้ม แฟ้มการจัดซื้อจัดจ้าง Tag สีฟ้า วิธีนี้ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบและค้นหาได้ง่ายยิ่งขึ้น
4. ใช้แฟ้ม ซอง หรือกล่องให้เหมาะสมกับขนาดของเอกสาร
นำเอกสารที่คัดแยกประเภทไว้มาใส่ในแฟ้ม ซอง หรือกล่องที่มีขนาดเหมาะสมกับจำนวนเอกสาร เขียนชื่อหมวดหมู่กำกับ และวันที่กำหนดทบทวนลงบนอุปกรณ์จัดเก็บ จากนั้นมาจัดเอกสารให้เป็นระเบียบด้วยการจัดวางตำแหน่งให้เหมาะสม โดยให้เก็บเอกสารที่ใช้งานบ่อยไว้ในที่เข้าถึงง่าย เช่น ชั้นวางระดับสายตา หรือเก็บเอกสารสำคัญในตู้เซฟเพื่อความปลอดภัย
5. หมั่นทบทวนและจัดระเบียบเอกสารเป็นประจำ
การจัดระเบียบเอกสารเปรียบเสมือนการจัดระเบียบความคิด นอกจากวิธีจัดระเบียบเอกสารในตู้ที่สะดวกต่อการค้นหาแล้ว ควรหมั่นทบทวนเอกสารในตู้เป็นประจำ กำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็น และจัดเรียงเอกสารใหม่ให้เป็นระเบียบอยู่เสมอ จะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเครียด และสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้บริษัท
นอกจากมีวิธีจัดเก็บเอกสารเยอะ ๆ ให้เป็นระเบียบได้ง่าย ๆ แล้ว จำเป็นต้องมีตู้เหล็กเก็บเอกสารที่มีคุณภาพ เข้ามาดูได้เลยที่ KIOSK ผู้ผลิตและจัดจำหน่ายตู้เอกสารเหล็ก ในราคาโรงงาน มีให้เลือกหลายแบบ หลายขนาด ตอบโจทย์ทุกการใช้งาน หมดปัญหาเรื่องปลวก กลิ่นอับ ความชื้น เชื้อรา และไม้บวม พร้อมรับประกันคุณภาพนาน 6 ปี สั่งซื้อได้ที่เว็บไซต์ โปรโมชันเยอะ ส่วนลดเพียบ สั่งครบ 1,000 บาท จัดส่งฟรีทั่วไทย
แหล่งอ้างอิง
เอกสารเยอะทำไงดี ? จัดการได้ด้วย 5 วิธีจัดการเอกสารนี้. สืบค้นเมื่อวันที่ 24 มิถุนายน 2567 จาก https://aigencorp.com/how-to-organize-business-document/